Comment afficher le prénom de mon client dans mon agenda personnel ?

Par défaut, Sweb écrit « Occupé » comme titre de tes rendez-vous dans ton agenda personnel connecté, sans aucune donnée client. Depuis Réglages > Connexions, tu peux activer, compte par compte, un titre enrichi qui affiche le prénom du client à la place.

Le titre par défaut : « Occupé »

Ce titre générique est celui que Sweb écrit tant que tu n'as rien activé, et sur tout nouvel agenda que tu connectes. Aucun prénom, aucun nom, aucun montant, aucune prestation n'y figure jamais. Ton agenda personnel est souvent partagé (avec ton studio, avec un proche) : c'est pour ça que ce titre neutre est le point de départ, pas une option parmi d'autres.

Activer le prénom du client

Sur la carte de chaque compte connecté, dans Réglages > Connexions, un réglage « Afficher le prénom du client dans le titre » te permet de basculer sur un titre au format « RDV · Prénom » (par exemple « RDV · Marie »). Comme cette bascule rend un prénom lisible par toute personne ayant accès à cet agenda, y compris les personnes avec qui tu le partages, tu dois d'abord cocher une case dédiée, jamais cochée à l'avance, qui récapitule exactement ce que tu autorises.

Le réglage est propre à chaque compte connecté, pas global à ton studio : si tu as connecté deux comptes Google, tu actives ou désactives le prénom indépendamment sur chacun. Il reste visible même sur un compte qui ne reçoit aucun rendez-vous pour l'instant (celui qui n'est pas ta destination d'écriture) : il s'appliquera si tu désignes ce compte plus tard.

Ce qui n'apparaît jamais

Que le titre enrichi soit activé ou non, Sweb n'écrit jamais dans ton agenda personnel le nom de famille du client, le montant du rendez-vous, ni le service ou la prestation réservée. Seul le prénom, tel qu'il est enregistré dans la fiche du client, peut y figurer, et seulement si tu l'as explicitement activé sur ce compte.

Retirer l'affichage du prénom

Tu peux retirer cette autorisation à tout moment, sans avoir à déconnecter ton agenda. Sweb retire alors le prénom de tes rendez-vous à venir dès que ton agenda est de nouveau joignable. Les rendez-vous déjà passés gardent le titre qu'ils avaient au moment de la séance : ce que ton agenda, et les personnes qui le partagent avec toi, ont déjà affiché ne peut pas être repris.

Si un client ne veut pas que son prénom apparaisse

Sweb ne propose pas, pour l'instant, un réglage à l'échelle d'une seule fiche client pour l'exclure du titre enrichi. Si un client t'indique qu'il ne veut pas que son prénom figure dans ton agenda personnel, le remède est simple : modifie le champ prénom de sa fiche client, par exemple avec une initiale ou un pseudonyme. Sweb affiche toujours exactement ce que porte ce champ, jamais autre chose, donc le modifier suffit à retirer son prénom réel de ses prochains rendez-vous, sans toucher au réglage du titre enrichi lui-même ni à celui des autres clients.

Informer tes clients

Si tu actives le prénom du client dans ton agenda personnel, informe-en tes clients : c'est ce qui rend ce traitement légitime. Voici un paragraphe prêt à l'emploi, à recopier tel quel dans ta politique de confidentialité ou ton mail de confirmation de rendez-vous. Il s'adresse directement à ton client, d'où le vouvoiement, à l'inverse du reste de cette page :

Vos rendez-vous sont enregistrés dans l'agenda électronique du studio. Votre prénom peut y figurer dans le titre du rendez-vous, afin que nous identifions nos rendez-vous ; cet agenda peut être partagé avec les autres membres du studio. Aucun montant ni aucune prestation n'y apparaît. Vous pouvez à tout moment demander que votre prénom n'y figure pas : écrivez-nous et nous le retirerons.

Cas particuliers

Le champ prénom de la fiche client est grisé. C'est le signe que ce client dispose de son propre compte Sweb : ses coordonnées lui appartiennent alors et restent en lecture seule sur ta fiche. Contacte-le pour qu'il modifie lui-même son prénom, ou écris-nous.

Le réglage est activé mais aucun prénom n'apparaît chez le fournisseur. Vérifie que ce compte est bien ta destination d'écriture, dans la section « Où écrire tes rendez-vous » de la page Connexions : un compte sans destination garde le réglage prêt, mais ne reçoit aucun rendez-vous.

Ton agenda a été déconnecté pendant que le réglage était actif. Le changement reste enregistré côté Sweb, mais les titres déjà écrits chez ton fournisseur ne bougeront qu'une fois le compte reconnecté.

Et après

Pour connecter un premier agenda ou changer la destination d'écriture de tes rendez-vous, direction Comment connecter mon agenda personnel (Google, iCloud) à Sweb ?. Pour modifier le prénom d'un client précis, direction Comment créer et compléter une fiche client ?.