Comment rembourser un client ou émettre un avoir ?

Pour rembourser un client, ouvre le ticket concerné et clique sur « Rembourser » : le dashboard émet un avoir qui vient annuler le ticket d'origine sans jamais le supprimer, comme l'exige la réglementation fiscale NF525.

Pourquoi ça ne supprime jamais rien

Un ticket de vente encaissé est immuable : c'est une obligation NF525. Rembourser un client ne revient jamais en arrière sur le ticket d'origine, il reste consultable tel quel dans l'historique. À la place, le dashboard émet un avoir (une note de crédit) qui vient s'y rattacher et en inverser le montant. Les deux documents, ticket et avoir, coexistent dans ton audit fiscal.

Lancer un remboursement

Depuis n'importe quel ticket ouvert (page Transactions, hub Finance, fiche rendez-vous), clique sur « Rembourser ». Un panneau te demande le moyen de paiement, le montant, le motif et une note interne si besoin.

• Espèces ou avoir de magasin : l'avoir NF525 est émis immédiatement dès la confirmation.
• Carte : ton terminal de paiement (TPE) fonctionnant de façon autonome, tu dois d'abord effectuer le remboursement directement dessus. Le dashboard te propose ensuite de saisir le numéro de reçu du TPE, puis tu confirmes : c'est cette confirmation qui émet l'avoir côté dashboard.

Ce que voit le client

Un email de remboursement part automatiquement au client une fois l'avoir émis. Le motif que tu renseignes lui est communiqué ; la note interne, elle, reste strictement pro-only et n'apparaît que dans ton audit.

Remboursement partiel ou total

Tu choisis le montant à rembourser au moment de la saisie : un remboursement peut être total ou partiel selon la situation (annulation complète, geste commercial, correction d'erreur). Le montant restant dû ou déjà réglé sur le rendez-vous ou le projet concerné se met à jour automatiquement.

Cas particuliers

Un acompte doit être remboursé. Ouvre la fiche de l'acompte concerné et fais-le passer au statut remboursé, sans avoir à ré-encaisser quoi que ce soit ailleurs. Voir Comment encaisser un acompte ? pour le suivi complet des statuts.

Le rendez-vous est annulé avec des arrhes non remboursables. Aucun remboursement ni avoir n'est à émettre : le montant reste acquis. Voir Arrhes ou acompte : quelle différence et que choisir ? pour la distinction, et Que se passe-t-il quand un client annule ? pour le parcours d'annulation.

Le bouton Rembourser n'apparaît pas. L'accès au remboursement dépend de tes droits sur les réglages fiscaux du compte. Si tu ne le vois pas, vérifie tes permissions ou celles du membre concerné.

Tu veux comprendre les obligations NF525 dans le détail. Consulte La conformité NF525, qu'est-ce que ça change pour moi ? pour l'ensemble des règles d'immutabilité et de traçabilité fiscale.